Klachtenregelement

Inleiding

Vanuit het streven om voortdurend kwaliteitsverbetering en bewaking toe te passen, heeft CP-coaching een klachtenregeling voor de behandeling van externe klachten. CP-coaching hanteert daarvoor de onderstaande regeling:

Artikel 1. Definities

1. Klacht: een schriftelijk melding, waarin een natuurlijke- of rechtspersoon zijn of haar ontevredenheid uit over de resultaten en/of dienstverlening van/door (een medewerker van) CP-coaching dan wel een door CP-coaching ingeschakelde derde.
2. Directie: Directie van CP-coaching
3. CP-coaching: De rechtspersoon CP-coaching B.V.
4. Melder: Hij/zij die een klacht indient.

Artikel 2. Voorwaarden

2.1. Iedere belanghebbende binnen een door CP-coaching uit te voeren re-integratie of jobcoach-traject heeft het recht om een klacht in te dienen en zich te vergewissen van het bestaan van een klachtenmanagement systeem.
2.2. De klacht dient schriftelijk of per e-mail te worden ingediend bij de directie van CP-coaching
2.3. Indien een klacht telefonisch / mondeling wordt ingediend bij CP-coaching, worden de gegevens van de melder opgenomen door de directie (of een plaatsvervanger bij afwezigheid), waarna diezelfde dag aan de melder een klachtenformulier toestuurt. Na retourontvangst wordt deze behandeld conform artikel 4.
2.4. Een klacht dient door de melder te worden ondertekend en bevat tenminste:
a. naam en adres van de melder;
b. de datum van de melding;
c. de datum van het voorval;
d. een omschrijving van de klacht: de gedragingen, uitlatingen en/of handelingen waarover geklaagd wordt.

Artikel 3. Geen verplichting tot afhandeling klacht

3.1. De klacht hoeft niet in behandeling te worden genomen indien:
a. de klacht reeds door een andere organisatie is of wordt behandeld;
b. het feit waartegen geklaagd wordt, langer dan drie maanden voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
c.. de klacht anoniem is.
3.2. Van het niet in behandeling nemen van een klacht wordt de melder en/of de opdrachtgever zo spoedig (en indien) mogelijk, doch uiterlijk binnen 20 werkdagen na ontvangst van de klacht door de directie schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld.

Artikel 4. Klachtbehandeling

4.1.A De bevoegdheid tot behandeling van een ingediende klacht ligt bij de directie van CP-coaching met dien verstande dat alleen een onafhankelijk medewerker van CP-coaching, die niet bij de klacht betrokken is, de desbetreffende klacht in behandeling mag nemen.
4.1 B Onafhankelijke Klachtencommissie: is er sprake van ontevredenheid over het handelen of nalaten van CP-coaching, dan kan de klager een klacht indienen bij een onafhankelijke klachtencommissie. Hiervoor is een apart klachtenformulier ‘onafhankelijke Klachtencommissie’ opgesteld.
4.2. Na ontvangst van de klacht zendt de directie van CP-coaching binnen 10 werkdagen een ontvangstbevestiging aan de melder en/of de opdrachtgever, waarin wordt aangegeven dat de klacht binnen 2 weken wordt behandeld. Tevens zendt de directie van CP-coaching een afschrift van de klacht en van de bijbehorende stukken aan de persoon of organisatie onder wiens verantwoordelijkheid de gedraging valt.
4.3. De directie stelt de melder en degene, op wie de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid (indien wenselijk) te worden gehoord. De melder mag hierbij bijgestaan worden door een raadsman of vertegenwoordiger. Van deze horing wordt een schriftelijk verslag gemaakt. Dit verslag wordt binnen 10 werkdagen aan zowel de melder alsmede degene waarop de klacht betrekking heeft toegezonden.
4.4. De directie van CP-coaching:
a. handelt de klacht af binnen 30 werkdagen na ontvangst van de klacht;
b. kan de behandeling van de klacht met ten hoogste tien werkdagen gemotiveerd verlengen.
4.5. De klacht wordt schriftelijk afgehandeld. In het schrijven staat een gemotiveerde beoordeling van alle onderdelen van de klacht, alsmede van de eventuele maatregelen die naar aanleiding van de bevindingen ondernomen zijn of zullen worden.
4.6. Indien partijen onderling niet tot een oplossing kunnen komen is het de melder gerechtigd zich te wenden tot het keurmerk Blik op werk.

Artikel 5. Administratie

De klachtencommissie analyseert elk jaar de klachten en moet in staat zijn inzicht te geven in de achtergronden, doorlooptijden en uitkomsten van de behandelde klachten. De klachtencommissie beoordeelt of er trends zichtbaar zijn, of de corrigerende maatregelen hebben geleid tot tevredenheid, en of de preventieve maatregelen hebben geleid tot verbetering.

Artikel 6. Slotbepalingen

a. Dit reglement is per 21 oktober 2022 in werking getreden.
b. Dit reglement ligt voor een ieder ter inzage op het kantoor van CP-coaching

Brielle, oktober 2022
Chris Peters
CP-coaching B.V.

Iedere partij die voornemens is een overeenkomst te sluiten met CP-coaching wordt in kennis gesteld van het bestaan van dit reglement. En wordt hiervoor verwezen naar de website van CP-coaching. Het klachtenreglement wordt hierop gepubliceerd.